Voilà quelques extraits de la derniere réunion des parents - enfant et organisateurs... ( celle du 9 octobre ) - tout le monde était là mais ... y en a bien un ou deux qui ont égaré les papiers
Quand ?
Les dates se sont affinées car nous avons pré - réservés 40 places d’avion.
Départ le 13 juillet par Air France ( départ 23h20 – arrivée 9h40 )
retour le 28 juillet par Air France a Roissy ( départ 19h40 – Arrivée à 6H05 )
Comme on peut le comprendre, si nous sommes 48 à 50 nous pouvons réduire les frais fixes (transport sur place par exemple). L’idéal serait d’avoir 38-40 joueurs afin de faire deux équipes afin de multiplier le temps de jeu. ( actuellement nous sommes 23 joueurs et 6 accompagnants de Provins et 8 joueurs et 3 accompagnants ( 10 sur 11 sont de Soignies) d’autres clubs soit 40 personnes .
Comment développer ?
Depuis un an, nous avons ouvert au club que nous connaissons et apprecions et aux personnes que nous connaissons – nous avons 8 joueurs exterieur d’inscrit
Nous avons le 2/10 fait une ouverture vers les clubs de Seine et Marne par une intervention auprès du CODEP. et depuis hier nous avons contacté tous les clubs que nous connaissons et envoyé des messages sur les forums de rugby
ous n’avons plus de nouvelles de Boisfort , club de Belgique .
Le coût de l’avion
Le billet d’avion est de 700 Euros après une négociation. Nous avons bookés 40 places et nous avons jusqu’au 1 novembre pour augmenter le nombre de réservation.
Le cout des billets supplémentaires ne sera sans doute maintenu au delà de cette date
Ensuite les personnes au delà des billets réservés payeront les billets que nous les achetons à la compagnie aérienne ( pour donner une idée le prix au dernier moment est de 1200 Euros )
Nous devons faire un premier versement à la date du 10 novembre donc nous demandons un paiement de 500 Euros en date du 25 octobre.
Et sur place ?
Conformément a ce que nous avions discuté et décidé ,nous avons demandé deux devis
Ø Un par les personnes venant à Provins lors des tournois
Ø Un par le tour opérator qui a fait voyager le comité de Lorraine
Pour le premier nous n’avons aujourd’hui qu’une ébauche et je me pose des questions sur le fait d’être dans la capacité de nous faire un devis et parcours précis.
Pour le deuxième nous avons eu un premier devis, cela ne rentrai pas dans notre budget . Nous avons réduit la qualité de l’hébergement et fait quelques jours en demi pension ( 6 repas du midi a prévoir ) et retirer un match de la currie cup à Durban . Nous avons un prix mais nous avons encore quelques questions a poser et obtenir des adresses de site pour nous faire une idée des choses proposée.
Nous avons aussi eu un autre devis par le club d'afrique dusud qui est venu en septembre , nous l'avons reçu le jour de la réunion , il n'est pas évident de vous le détailler , nous allons aussi l'étudier.
LE change 
C’est la mauvaise surprise du projet
En effet il y a un an 1 euros= 12,8 Rand donc 8700 rand = 679 Euros
Aujourd’hui 1 euros =10,7 Rand donc 8700 rand = 813 euros
Donc nous avons 133 Euros du a la différence de Change entre aujoud’hui et novembre 2008.
Nous maintenons le prix mais vous aurez quelques repas a prévoir sur place et nous aurons sans doute moins latitude sur place car la participation du club entrera déjà dans le paiement du voyage
Attention vous viverez en famille -à prévoir cadeaux made in France
Quand payer ?
Nous ne savons pas dans quel sens le change va évoluer ? nous verrons avec la banque pour changer et payer au mieux …
Nous devons payer une partie du tour opérator d’ici le 10 décembre donc nous demandons un versement de 500 euros a la date du 3 Décembre.
Les sponsors
Le club de Provins a cherché des sponsors mais pour le moment à part le Transilien , CERAP et depuis la réunion Allo Flock , nous n’avons pas trouvé de sponsors propres à cette aventure. Nous avons souvent même pas de réponse . Nous sommes loin de l'attendu . le sposoring de l'équipe de lorraine qui a fait le même voyage était au moins 3 à 4 fois le notre.
Les institutions
Nous avons envoyé un dossier de financement à la mairie de Provins , a la communauté de Commune , au conseil général. L’argent récolté permettra de réduire le cout des inscrits provinois. Nous pouvons envoyer ou mieux vous pouvez porter une demande spécifique à toutes les communes que vous habitez.( hors provins ) – la somme récolté étant pour les habitants de la commune.
Désistement pour le tour opérator
Nous devons payer un acompte de 15% non récupérable de sà présent –Et le solde a 45 jours soit le 1 juin. mais le prix est calculé sur un nombre donc comme le 13 juin nous devons donner la liste défintive des personnes... nous ne pouvons plus rien rendre après le 13 juin .
En résumé pour le paiement :
500 euros au 25 octobre 09
500 euros au 3 décembre 09
le solde au 1 avril 10
Votre contribution
Certains jeunes ont économisé et l’argent a déjà été versé au club . Cette somme sera a retiré du deuxième versement.
Les anciens du club ont réalisé une quête au 40 ans du club qui permet de réduire de 40 euros le deuxième versement de tous les jeunes du club.
Un repas en Mars ,
Rrassembler de l’argent et les personnes – repas sur invitation pour les amis, les amis des amis et famille des jeunes partants en Afrique du sud – toujours le même principe ( bénéfice réparti entre ceux qui participent )
La cohésion de l’équipe
Deux ou trois jours de rugby par un stage autour des vacances de Noel ou de février permettrai de mieux connaître les joueurs des autres clubs. Hébergement a prévoir .
La vie du groupe sur place
Ø Création d’un conseil avec trois ou quatre joueurs référents afin d’aplanir les problemes et de distribuer le cas échéant des sanctions ( retrait de la feuille de match , retour au pays …. )
Ø signature d’une charte de respect mutuel notamment sur le temps de sommeil, la vie dans les familles et le respect des regles de sécurité ( certains endroits ne sont pas recommandés )
obligation d’apprendre un chant pour chanter aux équipes car vous serez souvent acceuilli par des chants… ( je vous propose le lion est mort ce soir car c’est une chanson connue en Afrique du Sud )
pour finir : les photos sont des choses que nous verrons : Soweto, l'union building ( l'élysée sud africains ) la temperature a MArgate ou nous logerons peut être quand nous serons a Durban et le drakensberg ou nous finirons..
